La Conciliación Extrajudicial como solución de controversias con el Estado

Los mecanismos alternativos de solución de conflictos más conocidos como MARCs, son considerados como una alternativa distinta a la justicia jurisdiccional realizada por nuestro clásico poder judicial, a través del cual, las partes por si mimas de manera directa y/o con la intervención de un tercero imparcial y neutral, podrán arribar acuerdos, a través de un dialogo horizontal.

Uno de los MARCs contemplados dentro de la Ley de Contrataciones con el Estado, es la Conciliación Extrajudicial, siendo un mecanismo auto compositivo, el cual tiene como finalidad lograr un acuerdo consensual entre las partes con la participación activa de un tercero, denominado conciliador, el cual será un facilitador de la comunicación, proponiendo acuerdos o formulas conciliatorios, que serán plasmados en un Acta de Conciliación por acuerdo total o un Acta de Conciliación por acuerdo parcial.

Adicionalmente a la Conciliación Extrajudicial, la normativa de Contrataciones con el Estado, contempla otro mecanismo de solución de controversia, como el Arbitraje, definiéndose como un mecanismo hetereo compositivo, en donde el conflicto es resuelto por un tercero, denominado Árbitro o Tribunal Arbitral, el cual por autorización de las partes en conflicto resuelven la controversia emitiendo un Laudo Arbitral, corresponde precisar que este mecanismo de solución de controversias no contempla la intervención de las partes ni el acuerdo consensual entre las mismas.

Asimismo, la nueva normativa en Contrataciones con el Estado, contempla un mecanismo de solución de conflictos distinto a los MARCS, la Junta de Resolución de Disputas, contemplándolo como aquel mecanismo que busca que las partes logren prevenir y/o resolver de manera eficiente sus controversias durante la ejecución de la obra.

Es necesario precisar que para poder acudir a un procedimiento conciliatorio, es necesario que se encuentre estipulado en el Contrato que la Conciliación Extrajudicial es una de las formas de solución de futuros conflictos y/o controversias, caso contrario ambas partes, la Entidad y el Contratista, de mutuo acuerdo deberán de iniciar el procedimiento conciliatorio.

Alcances, requisitos y formalidad según la ley de contrataciones con el Estado.

El procedimiento de Conciliación Extrajudicial puede ser solicitado por cualquiera de las partes, es decir una Entidad del Estado, Gobierno Central, Regional, Local o un Organismo Constitucionalmente autónomo, y el Contratista, un inversionista, de manera individual o de manera conjunta, es decir por mutuo acuerdo.

Como mencionábamos anteriormente, el procedimiento conciliatorio lo podrán solicitar ante un Centro a cargo del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos o un Centro de privado adscrito al Ministerio de Justicia y Derechos Humanos, de conformidad con los plazos establecido por la Ley de Conciliación y sus modificatorias.

Dentro de la nueva normativa en Contrataciones con el Estado, regulan las controversias que puede ser materia de un procedimiento conciliatorio o de un arbitraje, excluyendo el poder acudir a un órgano jurisdiccional, con finalidad de brindar una solución a la controversia, las cuales son:

ü Resolución de contratos.

ü Ampliación del plazo contractual.

ü Recepción y conformidad de la prestación.

ü Valorizaciones o metrados.

ü Liquidación de contratos.

ü Pagos que la entidad debe realizar.

ü Vicios ocultos en bienes y servicios.

Adicionalmente, establece las materias que no pueden ser conciliables, por lo que las partes, tanto la Entidad como el Contratista, que consideren que sus derechos se han visto afectados, el poder acudir a un proceso arbitral o a un proceso judicial para solucionar sus controversias, siendo las siguientes materias:

ü Nulidad del contrato.

ü Prestaciones adicionales.

ü Enriquecimiento sin causa o indebido.

ü Indemnización o cualquier otra que se derive de prestaciones adicionales.

Para el inicio de un procedimiento conciliatorio por cualquiera de las materias antes previstas, las partes, la Entidad como el Contratista, así como el Centro de Conciliación Extrajudicial, deberán de contemplar el plazo de caducidad para cada una de las materias antes previstas, siendo las siguientes:

- El plazo para iniciar el procedimiento conciliatorio sobre las siguientes controversias (i) resolución de contratos; (ii) ampliación del plazo contractual; (iii) recepción y conformidad de la prestación; (iv) valorizaciones o metrados y (v) Liquidación de contratos de treinta (30) días hábiles desde ocurrida la recepción, el vencimiento o el haber tomado conocimiento de la controversia.

- El plazo para iniciar el procedimiento conciliatorio sobre la controversia relacionada con obligaciones que se debe ejecutar con posterioridad a la fecha del pago final (vicios ocultos) el plazo es dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes a la fecha en que debía de ejecutarse.

Dentro de la normativa en contrataciones con el Estado, establece como regla general que el plazo de caducidad es antes de que se produzca el pago final de conformidad con el contrato, por lo que, una vez vencido los plazos antes mencionados, se extingue el derecho material y la acción correspondiente, no pudiendo llevarse a cabo el procedimiento conciliatorio.

Cualquiera de las partes, tanto la Entidad del Estado como el Contratista, podrán iniciar el procedimiento conciliatorio, tanto a solicitud de una de las partes o por acuerdo mutuo entre las mismas, en cualquiera de estas situaciones, deberán de presentar una solicitud de conciliación, señalando la materia a conciliar y así como sus pretensiones.

La Entidad tendrá que evaluar a través del criterio costo-beneficio su decisión de conciliar o rechazar un acuerdo conciliatorio, debiendo de ponderar los costos y riesgos que puede asumir la institución, y en el supuesto caso, de rechazar el acuerdo conciliatorio, dicha decisión debe de estar reflejada en un informe técnico legal, el cual deberá de ser presentada dentro de la audiencia de conciliación, y anexada al expediente conciliatorio, emitiéndose el Acta por falta de acuerdo.

En el supuesto caso, que las partes decidan de manera consensual llegar a un acuerdo parcial o total, la Entidad deberá de emitir una Resolución Autoritativa, la que deberá de contemplar todos los acuerdos que se van arribar, debiendo de plasmar el contenido en el Acta de Conciliación por acuerdo Total o Acta de Conciliación por acuerdo Parcial.

Es indispensable que los acuerdos plasmados en la Resolución Autoritativa sean ciertos, expresos y exigibles; siendo que al estar contenidos en un Acta de acuerdo Total o Acta de acuerdo Parcial, constituye un titulo de ejecución, por lo que los derechos, deberes u obligaciones que consten en dicha Acta se ejecutarán a través del proceso de ejecución, en caso de incumplimiento.

La nueva normativa en Contrataciones con el Estado, establece una ampliación de plazo en el procedimiento conciliatorio, siendo que nuestra Ley de Conciliación Extrajudicial y sus modificatorias contempla que la duración de un procedimiento conciliatorio es de treinta (30) días calendarios contabilizados desde la primera audiencia o sesión, no obstante en materia de Contrataciones con el Estado y sólo en el supuesto que se arriben acuerdos totales o parciales, se podrá suspender el procedimiento conciliatorio por un plazo de treinta (30) días hábiles para la obtención de la Resolución Autoritativa.

Adicionalmente, se podrá ampliar dicho plazo por treinta (30) días hábiles adicionales, siempre que ambas partes se encuentren de acuerdo con dicha ampliación, debiendo de constar de manera expresa el acuerdo por la ampliación, por lo que el plazo máximo para poder obtener la Resolución Autoritativa es de sesenta (60) días hábiles.

Una vez vencido el plazo de sesenta (60) días hábiles, y no obteniendo la Resolución Autoritativa emitida por la Entidad, el Centro de Conciliación Extrajudicial entenderá que no existe acuerdo concluyendo el procedimiento y levantándose un Acta de conciliación por Falta de Acuerdo, culminando el procedimiento conciliatorio.

En el supuesto que no se arribe a ningún acuerdo, las partes, la Entidad del Estado como el Contratista, tendrán que acudir a otros mecanismos de solución de controversias con la finalidad de poder solucionar sus conflictos y/o controversias, como es el arbitraje o la Junta de Resolución de Disputas dependiendo de las pretensiones y la materia de la controversia.

Culminado el procedimiento conciliatorio, y sólo en supuestos que se emita un Acta de conciliación por Acuerdo Total o Acta de conciliación por Acuerdo Parcial, la Entidad del Estado, tendrá como obligación propia el registrar dichas actas en el Sistema Electrónico de Contrataciones con el Estado conocido como SEACE, detallándose las obligaciones contenidas en las actas, en un plazo de diez (10) días hábiles desde la suscripción de las misma, por lo que es indispensable que los todos acuerdos plasmados en la Actas de Conciliación tengan acuerdos ciertos, expresos y exigibles.